Programos Excel išskirtinė savybė – bet kokių įvedamų duomenų formatavimo interpretacija. Excel formatavimas – tai informacija programai apie duomenų paskirtį: jų laikymo atmintyje būdą, kiek atminties skirti duomenims saugoti ir atvaizdavimo ekrane būdą. Dėl šios priežasties gali kilti keblumų. Pavyzdžiui, įvestas telefono numeris gali būti suprantamas kaip data. Įvedate:
Spustelite Enter ir matote:
Šiuo konkrečiu atveju jokios gudrybės nepadės langelyje atstatyti telefono numerio.
Langelio formatui nustatyti iš kontekstinio meniu parenkama komanda Format Cell arba kortelėje Home pasirenkama juostelė Number.
Tačiau egzistuoja keletas gudrybių:
- Įvedus 90% – tai suprantama kaip procentai; 5 Eur – piniginė išraiška; (24) – neigiamas skaičius.
- Kai būtina skaitinę reikšmę įvesti tik kaip tekstą, jei su skaičiumi nebus atliekami jokie veiksmai (pavyzdžiui, užsakymų arba telefonų numeriai), prieš tokias reikšmes užtenka įrašyti apostrofo simbolį (‘).
- Norint įvesti trupmeną, reikia įrašyti sveikąją trupmenos dalį ir būtinai padėti tarpą prieš trupmeninę dalį, pavyzdžiui: 0 4/5. To nepadarius, 4/5 bus suprasta kaip data.
- Einamoji data įvedama klavišais Ctrl+;. Einamajam laikui įvesti naudojama Ctrl+Shift+; klavišų kombinacija.
- Excel saugo skaičius tokius, kokius įvedėte, bet atvaizduoja pagal nustatytą formatą. Pvz., norite langelyje išskirti PVM ir nustatėte formatą, kuris piniginę išraišką pateikia su dviem skaičiais po kablelio, gaunate 100,35 Eur. Paspaudus Enter teikiamas skaičius 100,35 Eur. Tačiau visuose skaičiavimuose, kuriuose dalyvaus šio langelio reikšmė, ji bus 100,345 Eur. Galutinis visų jūsų skaičiavimų rezultatas nesutaps vienu ar dviem centais ir sudarydami balansą bei ieškodami klaidos praleisite ne vieną bemiegę naktį. Todėl patariame – apvalinkite naudodami funkciją ROUND.